Setiap pemilik bisnis yang pernah bekerja dengan saya setidaknya pernah mengatakan beberapa versi kalimat yang sama: "Ini adalah cara yang selalu kami lakukan, dan ini berfungsi dengan baik." Penolakan terhadap perubahan teknologi biasanya bukanlah sifat keras kepala. Ini adalah respons rasional terhadap biaya nyata, biaya peralihan, dibandingkan dengan biaya yang tidak pernah muncul di faktur mana pun, biaya untuk tetap bertahan.
Itulah jebakannya. Biaya peralihan terlihat: sistem baru, waktu pelatihan, kebingungan selama beberapa minggu. Kerugian dari status quo tidak terlihat karena sudah tertanam dalam ritme operasi Anda. Tidak ada yang mengirimi Anda tagihan bulanan karena "kesalahan entri data manual" atau "dua jam sehari yang dihabiskan tim keuangan Anda untuk merekonsiliasi spreadsheet dengan tangan". Tapi RUU itu ada. Itu hanya tidak dibayar, terakumulasi sebagai biaya peluang, dan jumlahnya bertambah.
Saya duduk berhadapan dengan pemilik yang menjalankan operasi tujuh digit pada formulir kertas dan WhatsApp karena "proses saat ini berhasil." Cara kerjanya sama seperti ember yang bocor: Anda tidak akan menyadarinya sampai Anda mengukur berapa banyak air yang berhasil mengalir ke sisi lain.
Cara kerjanya sama seperti ember yang bocor, Anda tidak akan menyadarinya sampai Anda mengukur berapa banyak air yang berhasil mengalir ke sisi lain, kata Ervandra Halim, CPTO dan principal architect.
Mengapa penolakan terhadap perubahan teknologi terasa rasional?
Penolakan terhadap perubahan teknologi terasa rasional karena berakar pada tiga pola yang berulang dalam cara bisnis benar-benar berjalan, bukan pada sikap keras kepala atau takut belajar hal baru. Tidak ada yang menolak perubahan tanpa alasan. Tiga pola muncul berulang kali:
- Sistem tidak terlihat rusak. Pendapatan baik-baik saja, pesanan dikirim, tidak ada yang mengeluh keras. Sakit yang tidak menimbulkan api tidak mendapat anggaran.
- Kegagalan perangkat lunak di masa lalu. Hampir setiap pemilik yang saya temui memiliki bekas luka: sistem yang mereka bayar namun tidak pernah diadopsi, atau vendor yang menghilang setelah go-live. Jaringan parut itu membuat lamaran berikutnya tampak seperti lamaran terakhir.
- Tidak ada seorang pun yang berhak mengambil keputusan. Di banyak bisnis tradisional, orang yang merasakan penderitaan sehari-hari (pengawas gudang, staf admin) tidak memiliki wewenang anggaran, dan orang yang memiliki wewenang anggaran tidak pernah menyentuh proses manual.
Semua itu tidak berarti bahwa perasaan perlawanan itu salah. Artinya, biaya untuk tetap tinggal tidak pernah diberi harga, sehingga tidak dapat dibandingkan secara adil dengan biaya perubahan.
Bagaimana cara menentukan harga status quo?
Menentukan harga status quo membutuhkan tiga perhitungan sederhana, bukan tim data atau perangkat lunak mahal. Spreadsheet dan perkiraan waktu yang jujur dari orang yang mengerjakan tugas tersebut sudah cukup untuk memasukkan angka pada inersia, lalu menjumlahkan ketiga angka itu menghasilkan biaya bulanan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk tetap bertahan pada cara lama.
1. Berjam-jam hilang karena langkah manual. Pilih satu tugas yang berulang, misalnya, merekonsiliasi pembayaran tunai harian secara manual dengan buku besar. Atur waktu selama seminggu. Kalikan jam kerja per bulan dengan biaya per jam yang dibebankan oleh staf yang melakukannya (gaji ditambah tunjangan, dibagi jam kerja). Tugas yang makan 3 jam sehari dengan tarif sarat Rp 60.000/jam kira-kira Rp 3,9 juta sebulan, diam-diam, selamanya, kecuali ada perubahan.
2. Tingkat kesalahan dikalikan biaya pengerjaan ulang. Proses manual memiliki tingkat kesalahan bahkan ketika orang terbaik Anda melakukannya, karena manusia tidak diciptakan untuk presisi yang berulang. Perkirakan seberapa sering entri manual perlu diperbaiki (tanyakan pada tim, mereka tahu), lalu perkirakan biaya untuk menangkap dan memperbaikinya: waktu yang dihabiskan, gesekan pelanggan, pengembalian uang atau penalti sesekali. Sebuah perusahaan multifinance yang saya sarankan menemukan bahwa sekitar 4% dari catatan pembayaran yang dimasukkan secara manual memerlukan koreksi setiap bulannya. Berdasarkan volumenya, hal ini berarti biaya keterlambatan dan keluhan pelanggan, bukan hanya ketidaknyamanan.3. Biaya perekrutan dan pergantian akibat pekerjaan yang membosankan. Pekerjaan manual yang berulang adalah jenis pekerjaan yang ditinggalkan oleh orang-orang baik. Setiap penggantian membutuhkan waktu perekrutan, waktu orientasi, dan penurunan produktivitas saat perekrutan baru meningkat. Jika Anda telah mengganti peran yang sama dua kali dalam dua tahun dan wawancara keluar menyebutkan "membosankan", "berulang-ulang", atau "terlalu banyak pekerjaan manual", itu adalah biaya teknologi untuk mengenakan kostum HR.
Tambahkan ketiganya bersama-sama dan Anda akan mendapatkan angka bulanan yang asli dan dapat dipertahankan untuk berapa biaya sebenarnya dari "cara yang selalu kami lakukan". Berdasarkan pengalaman saya, angka tersebut hampir selalu lebih besar dari harga yang ditetapkan oleh sistem yang akan memperbaikinya, dan lebih besar dari perkiraan pemiliknya.
Apa yang harus dilakukan dengan angka ini setelah Anda mendapatkannya?
Angka itu sendiri bukan argumen untuk segera membeli perangkat lunak, melainkan argumen untuk mengambil keputusan dengan angka nyata, bukan berdasarkan firasat dan kenangan buruk tentang peluncuran terakhir yang gagal. Setelah Anda mendapatkan angkanya, tiga langkah berikut mengubahnya menjadi keputusan yang sebenarnya:
| Langkah | Apa fungsinya |
|---|---|
| Bandingkan biaya inersia bulanan dengan biaya solusi + periode pengembalian | Mengubah "apakah itu layak" menjadi matematika sederhana |
| Uji coba dengan tim yang paling merasakan sakit | Membangun pendukung internal, bukan mandat dari atas ke bawah |
| Tetapkan pos pemeriksaan adopsi selama 90 hari, bukan "peluncuran dan harapan" | Menangkap mode kegagalan yang mematikan sistem terakhir |
Saya telah melihat pola persis seperti ini terjadi pada [rantai apotek yang membiarkan data menentukan pemesanan ulangnya] (/blog/pharmacy-chain-stock-forecasting) alih-alih mengandalkan ingatan dan firasat manajer. Perlawanan sebelum perubahan sangat kuat. Perhitungannya, begitu seseorang akhirnya melakukannya, tidaklah mendekati.
Bisnis tradisional tidak kalah dari pesaing karena kurangnya ambisi. Mereka kalah karena saingan digital pertama menetapkan harga inersia mereka dengan benar dan operator tradisional tidak.
Kesimpulannya
Penolakan terhadap perubahan teknologi adalah gejala status quo yang tidak dihargai, bukan kelemahan karakter dalam tim atau diri Anda. Sebelum keputusan "biarkan apa adanya" berikutnya, jalankan ketiga penghitungan di atas hanya dalam satu proses. Jika nomor yang muncul kembali tidak mengubah pikiran Anda, Anda telah membuat pilihan yang tepat. Jika ya, Anda sekarang memiliki kasus bisnis yang Anda butuhkan, dalam jumlah Anda sendiri, bukan slide deck vendor.
