Selamat tahun baru. Jika Anda seperti kebanyakan pemilik yang saya temui, Anda telah menghabiskan waktu minggu ini memikirkan target pendapatan, mungkin rencana perekrutan, mungkin dorongan pemasaran. Apa yang hampir tidak dilakukan oleh siapa pun di awal tahun adalah duduk dan merencanakan teknologi mereka dengan sengaja. Dan kesenjangan itulah yang menjadi alasan mengapa perencanaan teknologi bagi pemilik bisnis cenderung reaktif, mahal, dan didorong oleh apa yang terjadi terakhir kali.
Inilah pola yang saya lihat. Pemilik merencanakan uang yang ingin mereka hasilkan secara rinci, lalu membiarkan sistem yang memungkinkannya tumbuh secara tidak sengaja. Sebuah alat ditambahkan karena pesaing menyebutkannya. Langganan diperpanjang karena tidak ada yang ingat untuk membatalkan. Sebuah proyek khusus mendapat lampu hijau pada saat antusiasme tanpa pengembalian yang jelas. Pada bulan Desember, pengeluaran teknologi sangat besar dan strategi teknologi tidak ada lagi.
Anda dapat melakukan lebih baik dengan satu sore dan satu halaman rencana. Izinkan saya memberi Anda metode perencanaan teknologi untuk bisnis yang sesuai dengan halaman tersebut dan benar-benar bertahan lebih dari setahun.
Langkah pertama: inventarisasi apa yang sudah Anda jalankan
Anda tidak dapat membuat rencana ke depan sampai Anda tahu apa yang Anda miliki, dan sebagian besar pemilik sebenarnya tidak tahu. Jadi mulailah dengan membuat daftar setiap teknologi yang dibayar atau diandalkan oleh bisnis Anda. Semuanya.
Buka laporan bank dan kartu Anda dari tiga bulan terakhir dan cari setiap tagihan berulang. Kemudian tambahkan alat gratis yang Anda andalkan yang tidak dikenakan biaya. Buatlah tabel sederhana seperti ini:
| Alat | Apa fungsinya | Biaya bulanan | Sebenarnya digunakan? |
|---|---|---|---|
| Perangkat lunak akuntansi | Pembukuan, faktur | Rp 300.000 | Ya |
| CRM | Catatan pelanggan | Rp 500.000 | Jarang |
| Alat desain | Grafik pemasaran | Rp 250.000 | Ya |
| Alat proyek lama | Pelacakan tugas | Rp 400.000 | Tidak, ditinggalkan |
Latihan ini sendiri akan membuahkan hasil. Hampir setiap bisnis yang saya jalankan menemukan setidaknya satu langganan tidak ada yang menggunakannya, seringkali beberapa, diam-diam menghabiskan beberapa ratus ribu rupiah sebulan. Batalkan itu hari ini. Itu adalah pengembalian tercepat di seluruh rencana, dan Anda bahkan belum memulai perencanaannya.
Langkah kedua: urutkan rasa sakit Anda, bukan keinginan Anda
Kegagalan kedua dalam perencanaan teknologi bagi pemilik bisnis adalah perencanaan berdasarkan ide-ide menarik, bukannya hal-hal yang menyusahkan. Kegembiraan memudar dan proyek terhenti. Rasa sakit terus berlanjut dan proyek mulai digunakan.
Jadi buatlah daftar yang berbeda. Tuliskan setiap tempat yang saat ini dirugikan oleh teknologi, tempat tugas memakan waktu yang tidak seharusnya, tempat informasi berada di kepala seseorang atau spreadsheet yang berantakan, tempat pelanggan atau staf sering kali merasa frustrasi. Kemudian beri peringkat berdasarkan berapa sebenarnya biaya yang dikeluarkan untuk masing-masing produk dalam hal waktu, uang, atau kehilangan penjualan.
Bersikaplah jujur dan spesifik. "Inventaris kami berantakan" tidak dapat diberi peringkat. “Kami melakukan overorder stok tiga kali tahun lalu karena tidak ada yang menghitung secara nyata, sehingga membuang-buang sekitar Rp 40 juta” adalah. Semakin jelas biayanya, semakin mudah prioritasnya. Peringkat inilah, bukan antusiasme Anda, yang seharusnya mendorong belanja teknologi tahun ini.
Langkah ketiga: satu taruhan besar, dua kemenangan cepat
Sekarang rencana sebenarnya, dan saya sengaja membuatnya tetap kecil. Sepanjang tahun, berkomitmenlah pada satu taruhan besar dan dua kemenangan cepat. Hanya itu saja. Tiga hal.- Satu-satunya taruhan besar adalah masalah teratas yang Anda alami, masalah struktural yang mahal dan layak untuk sebuah proyek nyata. Di sinilah tujuan anggaran yang berarti dan upaya yang berarti. Satu demi satu, karena perhatian terbatas dan sebuah bisnis mencoba memperbaiki lima hal besar, tidak ada satupun yang dapat diperbaiki dengan baik.
- Dua kemenangan cepat adalah masalah kecil yang dapat Anda selesaikan dalam hitungan minggu, bukan bulan. Alur pemesanan yang lebih baik. Catatan pelanggan bersama. Mengotomatiskan satu laporan berulang. Hal ini membangun momentum dan membuktikan bahwa rencana tersebut berhasil sementara pertaruhan besar masih terus terjadi.
Disiplin dalam satu taruhan besar lebih penting daripada kelihatannya. Pemilik yang gagal dalam bidang teknologi hampir selalu adalah mereka yang mencoba mengubah segalanya sekaligus. Orang-orang yang berhasil memilih hal yang paling berharga, menyelesaikannya, lalu memilih hal berikutnya. Jika Anda tergoda untuk melampaui batas, ada baiknya membaca bagaimana transformasi digital yang gagal diselamatkan, karena penyebab utama hampir selalu merupakan cakupan yang terlalu besar untuk diselesaikan.
Langkah keempat: anggaran dengan angka dan plafon
Terakhir, cantumkan angka riilnya, karena rencana tanpa anggaran hanyalah sebuah keinginan. Aturan praktis yang masuk akal bagi sebagian besar UKM di Indonesia adalah mengalokasikan antara tiga hingga delapan persen pendapatan mereka untuk teknologi, termasuk langganan yang ada, satu taruhan besar, dan kemenangan cepat Anda. Lebih rendah jika bisnis Anda sederhana, lebih tinggi jika teknologi adalah inti dari cara Anda beroperasi.
Tetapkan langit-langit dan tahan. Tujuan dari pembatasan ini adalah untuk tidak membelanjakan lebih sedikit demi kepentingannya sendiri. Hal ini untuk memaksakan prioritas yang membuat perencanaan teknologi untuk bisnis benar-benar berhasil. Ketika setiap ide bersaing untuk mendapatkan anggaran yang tetap, ide-ide yang lemah akan mati dan ide-ide yang kuat akan mendapatkan pendanaan yang memadai. Anggaran yang tidak terbatas menghasilkan proyek setengah jadi yang berantakan. Yang tertutup menghasilkan fokus.
Dan sisakan sedikit cadangan, mungkin sepuluh persen dari anggaran teknologi, untuk hal yang tidak dapat Anda duga sebelumnya. Sesuatu akan rusak atau peluang akan muncul. Sebuah rencana tanpa kelonggaran akan gagal saat kenyataan pertama kali mengganggu. Pendekatan yang disengaja dan mengutamakan bisnis seperti ini sebenarnya hanyalah sebuah miniatur strategi teknologi, yang saya jelaskan secara lebih luas dalam Mengapa Bisnis Anda Membutuhkan Strategi Teknologi, Bukan Sekadar Situs Web.
Kesimpulan praktis
Perencanaan teknologi bagi pemilik bisnis tidaklah rumit, hanya dilewati saja. Suatu sore, satu halaman, empat langkah. Inventarisasi semua yang Anda jalankan dan batalkan apa yang tidak Anda gunakan. Urutkan penderitaan Anda yang sebenarnya berdasarkan kerugian yang harus Anda tanggung. Pilih satu taruhan besar dan dua kemenangan cepat untuk tahun ini, dan tidak lebih. Kemudian tetapkan anggaran dengan plafon yang tegas dan cadangan yang kecil.
Rencana tersebut akan mengungguli pembelanjaan reaktif selama satu tahun dengan margin yang besar, karena rencana tersebut menyalurkan uang Anda untuk masalah terburuk Anda, bukan untuk dorongan hati Anda yang paling keras. Lakukan minggu ini, saat tahun masih muda dan tekanannya rendah. Mulailah tahun ini dengan rencana teknologi dan Anda menghabiskan sisanya untuk membangun, bukan untuk memadamkan kebakaran.