Ini adalah pajak yang tenang yang dibayarkan hampir setiap bisnis yang sedang berkembang tanpa menyadarinya. Informasi yang sama diketik oleh manusia sebanyak tiga atau empat kali. Sebuah pesanan masuk di pasar, seseorang mengetik ulang pesanan tersebut ke dalam lembar stok, seseorang mengetik ulang ke dalam perangkat lunak akuntansi, dan seseorang mengetik ulang pelanggan ke dalam daftar kontak. Integrasi sistem bisnis hadir untuk mematikan perekonomian yang sedang mengetik ulang, dan uang yang dihemat lebih besar dari perkiraan kebanyakan pemilik.
Saya menyebutnya ekonomi pengetikan ulang karena memang demikian adanya: jam kerja manusia yang dibayar dihabiskan untuk memindahkan data yang dapat dipindahkan oleh komputer secara gratis, ditambah kesalahan yang tak terhindarkan yang ditimbulkan oleh manusia saat melakukannya. Setiap pengetikan ulang adalah peluang untuk mendapatkan nomor yang salah, pesanan yang terlewat, jumlah stok yang tidak lagi sesuai dengan kenyataan.
Kabar baiknya adalah integrasi bukanlah segalanya atau tidak sama sekali, dan tidak semuanya mahal. Ada sebuah tangga kedewasaan, dan sebagian besar bisnis dapat menaiki satu anak tangga dalam satu waktu, memulai dari titik mana pun yang paling menyakitkan bagi pengetikan ulang.
Diagnosis dengan menghitung tipe ulang
Sebelum Anda mengeluarkan uang apa pun, lakukan diagnostik ini. Pilih satu catatan, ucapkan pesanan baru, dan lacak seluruh perjalanannya melalui bisnis Anda. Setiap kali manusia menyalin informasi yang sama dari satu tempat ke tempat lain, beri tanda.
- Pesanan tiba di pasar: tandai.
- Diketik pada lembar pemesanan internal: tandai.
- Diketik ke dalam sistem stok untuk mengurangi persediaan: tandai.
- Diketik ke dalam akuntansi untuk faktur: tandai.
- Detail pelanggan diketik ke dalam daftar kontak: tandai.
Lima tanda berarti pesanan yang sama ditangani dengan tangan sebanyak lima kali. Di situlah waktu Anda terbuang dan kesalahan Anda berkembang biak. Rekor dengan nilai terbanyak adalah saat Anda melakukan integrasi terlebih dahulu. Ini adalah panduan yang jauh lebih baik daripada promosi penjualan apa pun, karena panduan ini langsung menunjukkan kesulitan Anda yang sebenarnya, bukan fitur favorit vendor.
Jika Anda belum pernah memetakan alur-alur ini sebelumnya, ada baiknya Anda melakukan pemetaan dengan benar terlebih dahulu. Disiplin yang sama yang saya jelaskan di memetakan proses sebelum Anda mengotomatiskannya berlaku di sini. Anda tidak dapat menghubungkan sistem yang alur kerjanya belum Anda gambar.
Tangga kedewasaan
Integrasi hadir dalam beberapa tingkatan, dari yang murah dan terbatas hingga yang mahal dan kuat. Sesuaikan tier dengan masalahnya, jangan membeli secara berlebihan.
Anak tangga 1: Ekspor dan impor manual
Titik awalnya. Anda mengekspor file dari satu sistem dan mengimpornya ke sistem lain. Ini kikuk dan masih melibatkan manusia, tetapi ini mengalahkan pengetikan ulang setiap rekaman, dan tidak memerlukan biaya apa pun kecuali sedikit waktu. Untuk volume rendah, ini adalah tempat yang masuk akal untuk duduk sebentar.
Anak tangga 2: Alat penghubung
Titik terbaik bagi sebagian besar usaha kecil. Layanan yang menghubungkan aplikasi populer dengan aturan sederhana "jika ini terjadi, lakukan itu". Pesanan baru di toko Anda, secara otomatis membuat baris di lembar Anda dan kontak di daftar Anda. Tidak ada pengembangan khusus, dengan harga biaya bulanan yang sederhana.
- Terbaik untuk: menghubungkan alat utama yang sudah memiliki tautan siap pakai.
- Hati-hati terhadap: alat yang bersifat khusus atau lokal dan mungkin tidak didukung, serta biaya bulanan yang meningkat seiring volume.
Anak tangga 3: Integrasi asli
Banyak alat yang kini terintegrasi satu sama lain secara langsung. POS Anda mungkin sudah disinkronkan ke perangkat lunak akuntansi jika Anda mengaktifkannya. Sebelum membeli apa pun, periksa apa yang sudah dapat dilakukan oleh alat yang Anda miliki. Pemilik secara rutin membayar konektor untuk melakukan sesuatu yang sudah dilakukan perangkat lunak mereka secara asli, tidak digunakan.
Anak tangga 4: Middleware khususKetika sistem Anda spesifik, bervolume tinggi, atau platform lokal tanpa konektor siap pakai, Anda membuat perangkat lunak kecil yang berada di tengah dan memindahkan data di antara perangkat lunak tersebut sesuai aturan Anda. Ini adalah pengembangan nyata, sehingga membutuhkan biaya lebih besar, namun untuk bisnis yang tepat, hal ini akan memberikan manfaat yang cepat dengan menghilangkan nilai entri data manual untuk seluruh peran.
- Terbaik untuk: sistem unik, volume tinggi, atau logika yang tidak dapat diungkapkan oleh alat siap pakai.
- Nilai: dibuat persis untuk aliran Anda, dan Anda memilikinya.
Di mana integrasi menghasilkan keuntungan paling cepat
Dalam praktiknya, beberapa koneksi memberikan manfaat terbesar bagi UKM di Indonesia:
| Koneksi | Apa yang dibunuhnya |
|---|---|
| Pesanan ke akuntansi | Mengetik ulang setiap penjualan ke dalam buku |
| Stok ke pasar | Menjual terlalu banyak barang yang tidak lagi Anda miliki |
| POS ke inventaris | Pengurangan stok manual dan pemesanan ulang buta |
| Mengarah ke daftar kontak | Kehilangan detail pelanggan di seluruh saluran |
Seorang pedagang grosir tempat saya bekerja menjalankan seluruh bisnis melalui spreadsheet yang tumpang tindih, memasukkan kembali pesanan di antara ketiganya setiap hari. Menghubungkan aliran pesanan ke stok dan catatan akuntansi menghilangkan berjam-jam entri manual setiap hari dan, yang lebih penting, menghentikan penghitungan stok yang terus-menerus tidak sesuai dengan kenyataan. Kisah lengkap tersebut layak dibaca di bagaimana pedagang grosir lolos dari kekacauan spreadsheet.
Jangan mengintegrasikan proses yang rusak
Satu peringatan. Integrasi membuat aliran data menjadi lebih cepat, termasuk data yang buruk. Jika proses Anda berantakan, menghubungkan sistem Anda akan menyebarkan kekacauan tersebut dengan lebih efisien. Perbaiki atau sederhanakan alur kerja terlebih dahulu, lalu sambungkan. Proses yang bersih dengan ekspor manual mengalahkan proses yang rusak dengan otomatisasi yang apik.
Inilah sebabnya mengapa diagnostik didahulukan sebelum perkakas. Anda tidak mencoba menghubungkan semuanya. Anda mencoba menghapus pengetikan ulang manusia tertentu yang paling merugikan Anda, dengan proses yang benar-benar masuk akal.
Kesimpulan praktisnya
Integrasi sistem bisnis bukanlah proyek TI yang menakutkan. Ini adalah kampanye yang ditargetkan untuk tidak mengetik ulang, yang dilakukan satu per satu. Hitung tipe ulangnya, serang yang terburuk, dan gunakan tingkat termurah yang menyelesaikannya.
Lakukan ini hari ini. Lacak satu catatan, mungkin pesanan, di seluruh bisnis Anda dan hitung berapa kali manusia mengetiknya. Angka tersebut adalah kasus Anda untuk integrasi, dalam hitungan jam dan kesalahan, dan pemenangnya memberi tahu Anda harus mulai dari mana. Kemudian periksa apa yang sudah dilakukan alat Anda saat ini sebelum Anda membeli sesuatu yang baru. Saat Anda mencapai tahap di mana alat siap pakai habis dan Anda memerlukan middleware khusus yang dibuat dengan benar, itulah jenis pekerjaan yang saya lakukan sebagai mitra teknis.