Saya telah menyaksikan lebih banyak peluncuran perangkat lunak yang gagal daripada yang berhasil, dan setelah cukup banyak peluncuran perangkat lunak, sebuah pola menjadi mustahil untuk diabaikan. Sebagian besar kegagalan bukan merupakan masalah perangkat lunak sama sekali. Itu adalah kegagalan proses yang memakai kostum perangkat lunak. Tim membeli alat untuk memperbaiki kekacauan yang belum pernah mereka petakan, dan alat tersebut dengan tepat mengotomatiskan kekacauan tersebut.

Inilah sebabnya saya mendorong SOP sebelum aturan perangkat lunak pada setiap klien yang mau mendengarkan. Perangkat lunak mengkodekan suatu proses. Jika proses Anda tidak terdefinisi, tidak konsisten, atau hanya hidup dalam pikiran satu orang senior, maka membeli perangkat lunak tidak akan mengaturnya. Hal ini membekukan kekacauan menjadi sebuah sistem mahal yang kini harus dilawan oleh semua orang.

Tulis prosedur operasi standarnya terlebih dahulu. Beli softwarenya kedua. Dalam urutan itu, dan bukan sebaliknya.

Perangkat Lunak Adalah Sebuah Proses, Dibekukan

Saat Anda memasang sistem inventaris, platform akuntansi, atau CRM, Anda tidak membeli keajaiban. Anda membeli serangkaian asumsi tentang bagaimana pekerjaan seharusnya mengalir. Vendor membangun asumsi tersebut ke dalam formulir, bidang, dan tombol.

Jika proses Anda yang sebenarnya sesuai dengan asumsi tersebut, alat tersebut akan terasa alami. Jika tidak, Anda mendapatkan salah satu dari dua hasil buruk:

  • Tim Anda berusaha keras untuk menyesuaikan dengan perangkat lunak tersebut, dan membencinya setiap hari.
  • Tim Anda menemukan solusinya, dan dalam beberapa bulan, "sistem pencatatan" menjadi sebuah fiksi yang semua orang gunakan dengan spreadsheet dan WhatsApp.

Apa pun pilihannya, Anda membayar perangkat lunak dan mengalami kebingungan dengan layar login.

SOP Satu Halaman yang Mencegah Hal Ini

Anda tidak membutuhkan pengikat yang tebal. Anda memerlukan satu halaman per proses, dan halaman tersebut harus menjawab lima hal:

  1. Pemicu. Apa yang memulai proses ini? Pesanan baru, tanggal akhir bulan, keluhan pelanggan.
  2. Langkah-langkah. Urutan sebenarnya, dalam bahasa sederhana, secara berurutan. Beri nomor pada mereka.
  3. Pemilik. Siapa yang bertanggung jawab di setiap langkah. Nama atau peran, bukan "tim".
  4. Poin-poin keputusan. Di manakah cabang jalur tersebut, dan apa yang menentukan ke arah mana jalur tersebut bergerak?
  5. Output. Seperti apa tampilan "selesai"? Pesanan yang dikirim, entri jurnal yang diposting, tiket tertutup.

Hanya itu saja. Jika Anda tidak dapat mengisi halaman ini untuk suatu proses, Anda telah menemukan masalah Anda yang sebenarnya, dan tidak ada perangkat lunak yang dapat menyelesaikannya untuk Anda.

Inilah bagian yang mengejutkan pemiliknya. Seringkali, tindakan penulisan SOP menunjukkan bahwa perangkat lunak bukanlah langkah selanjutnya yang tepat.

Saya bekerja dengan perusahaan multifinance dan yakin bahwa mereka membutuhkan platform manajemen dokumen baru. Kami duduk untuk memetakan prosesnya terlebih dahulu. Dalam waktu satu jam, terlihat jelas bahwa masalah sebenarnya mereka adalah tiga orang memberi nama file dengan tiga cara berbeda. Perbaikannya adalah konvensi penamaan dan satu folder bersama, bukan platform enam digit. Mereka menghemat anggaran dan menyelesaikan masalah sebenarnya dalam satu sore.

Menulis proses memaksakan kejelasan yang tidak pernah dilakukan oleh belanja. Ketika Anda membuat daftar langkah-langkahnya dengan jujur, Anda sering kali menemukan:

  • Beberapa langkah berlebihan dan dapat dihapus, tidak diperlukan alat.
  • Masalahnya adalah aturan yang hilang, bukan sistem yang hilang.
  • Prosesnya benar-benar baik-baik saja, dan rasa sakitnya ada di tempat lain.
  • Prosesnya benar-benar berantakan, dan sekarang Anda tahu persis apa yang harus diperbaiki oleh perangkat lunak.

Hanya kasus terakhir yang benar-benar membenarkan pembelian sesuatu. Dan sekarang Anda tahu persis apa yang diminta dari vendor, yang mengubah cara Anda mengevaluasi mereka sepenuhnya. Hal ini cocok dengan disiplin dalam cara mengevaluasi alat AI sebelum Anda membeli apa pun.## Bagaimana Hal Ini Mengubah Percakapan Vendor Anda

Saat Anda memasuki demo perangkat lunak dengan SOP tertulis, segalanya berubah sesuai keinginan Anda.

Alih-alih vendor menunjukkan jalan bahagia mereka dan Anda mengangguk, Andalah yang mengemudi. Anda berkata: "Inilah langkah keempat, di mana pesanan dibagi menjadi dua gudang. Tunjukkan pada saya bagaimana sistem Anda menanganinya." Sekarang Anda menguji alat tersebut berdasarkan kenyataan Anda, bukan terhadap skrip demo mereka.

Ini juga merupakan langkah pengurangan risiko termurah yang dapat Anda lakukan sebelum melakukan pembelian apa pun. SOP satu halaman dikenakan biaya satu sore. Keputusan perangkat lunak yang salah menyebabkan Anda mengalami kesulitan selama berbulan-bulan dalam penerapannya, anggaran yang terbuang percuma, dan kredibilitas jika Anda menghapusnya nanti.

Kapan Sebenarnya Membeli

Beli perangkat lunak jika semua hal ini benar:

  • SOP ditulis dan cukup stabil sehingga orang-orang mengikutinya secara konsisten.
  • Proses manual benar-benar melelahkan, memakan waktu berjam-jam atau menyebabkan kesalahan nyata.
  • Anda dapat menunjukkan langkah-langkah spesifik yang harus ditingkatkan oleh perangkat lunak.

Jika prosesnya tidak tertulis, Anda belum siap. Jika prosesnya sudah tertulis tetapi belum menyakitkan, Anda juga belum siap. Perangkat lunak harus mengikuti proses yang ditentukan dan menegangkan, bukan memimpinnya. Hal ini berhubungan langsung dengan mengetahui posisi bisnis Anda secara keseluruhan, yang saya bahas dalam mengapa bisnis Anda memerlukan strategi teknologi, bukan hanya situs web.

Yang Dapat Dibawa Pulang

Aturan SOP sebelum perangkat lunak telah menghemat lebih banyak uang bagi klien saya daripada hampir semua saran teknis yang saya berikan. Perangkat lunak membekukan proses pada tempatnya. Hentikan proses yang baik dan Anda mendapatkan pengaruh. Bekukan yang buruk atau tidak terdefinisi dan Anda akan mendapatkan kebingungan yang mahal.

Sebelum pembelian alat Anda berikutnya, tulis SOP satu halaman. Pemicu, langkah, pemilik, keputusan, keluaran. Biayanya satu sore, dan itu akan mempertajam keputusan pembelian Anda atau menyelamatkan Anda dari pembelian yang tidak pernah Anda perlukan. Petakan dulu. Beli kedua. Selalu.