Anda melacak penjualan mingguan dan uang tunai bulanan, namun jika saya bertanya berapa pencapaian pembelanjaan teknologi Anda pada kuartal terakhir, dapatkah Anda menjawab dengan angka? Bagi sebagian besar pemilik, jawaban jujurnya adalah tidak, dan itu bukan kesalahan mereka. Tidak ada seorang pun yang pernah memberi mereka daftar singkat KPI teknologi untuk penggunaan bisnis, sehingga teknologi tetap menjadi satu-satunya garis anggaran yang dinilai sepenuhnya berdasarkan perasaan: teknologi tersebut "tampaknya baik-baik saja" sampai pada hari yang ternyata tidak baik-baik saja.

Hasilnya bisa ditebak. Pengeluaran teknologi disetujui ketika vendor menceritakan kisah yang bagus dan dipotong ketika uang terbatas, tanpa ada umpan balik di antaranya. Sistem yang tidak digunakan oleh siapa pun tetap dibayar. Sistem yang secara diam-diam menghemat waktu tidak mendapat pujian. Dan percakapan TI tetap terhenti pada "apakah rusak?" alih-alih "apakah itu menghasilkan?"

Anda tidak memerlukan proyek dasbor atau tim data untuk memperbaikinya. Anda memerlukan empat angka dalam satu halaman, ditinjau setiap bulan, masing-masing dengan ambang batas yang memberi tahu Anda kapan harus bertindak. Berikut kartu skor yang saya rekomendasikan, dan cara mendapatkan setiap nomor dengan murah.

Mengapa sebagian besar metrik teknologi tidak berguna bagi pemiliknya

Pertama, apa yang harus diabaikan. Vendor dan tim TI akan dengan senang hati melaporkan penggunaan CPU server, jumlah tiket, poin cerita yang dikirimkan, atau tampilan halaman. Ini adalah metrik operasi untuk orang-orang yang menjalankan sistem. Ini bukanlah ukuran keputusan bagi orang yang membayarnya.

KPI tingkat pemilik harus lulus tiga tes:

  • Hubungannya dengan uang atau jam. Secara langsung, bukan melalui tiga asumsi.
  • Dapat bulanan tanpa proyek. Kalau pengukuran butuh konsultan, tidak akan bertahan tiga bulan.
  • Memiliki ambang batas tanda bahaya. Angka tanpa level "jadi apa" adalah hal sepele.

Empat metrik lolos. Ini dia.

KPI 1: Waktu aktif sistem penting Anda

Pertanyaan yang dijawab: dapatkah bisnis saya beroperasi?

Pilih dua atau tiga sistem yang benar-benar penting, yaitu sistem yang penghentian penjualan atau operasionalnya terhenti: POS, sistem pemesanan, pembayaran situs web, saluran WhatsApp. Lacak persentase jam kerja yang benar-benar dapat digunakan bulan ini.

Cara mengukur dengan murah: Monitor uptime gratis atau hampir bebas (UptimeRobot dan alat serupa) melakukan ping ke situs web atau server setiap beberapa menit dan mengirimkan persentase bulanan melalui email kepada Anda. Untuk sistem offline seperti POS, simpanlah log downtime sederhana: tanggal, durasi, penyebab. Siapa pun yang mengalami pemadaman mencatatnya dalam catatan bersama. Kasar, tapi jujur.

Bendera merah: di bawah 99 persen selama jam kerja. Kedengarannya ketat, namun 99 persen dari 12 jam sehari ritel masih berarti sekitar 3,5 jam pemadaman dalam sebulan. Jika Anda berada di bawahnya, pembahasan perbaikan biasanya spesifik: hosting, integrasi yang tidak stabil, atau disiplin rilis vendor. Berapapun jumlahnya, Anda seharusnya sudah mengetahui apa yang terjadi selama downtime yang tidak dapat Anda cegah; rencana itu adalah subjek keberlanjutan bisnis untuk UKM.

KPI 2: Penerapan sistem yang Anda bayar

Pertanyaan yang dijawab: apakah ada yang benar-benar menggunakan apa yang saya beli?

Ini adalah angka yang paling memalukan dan paling berharga dalam kartu skor. Untuk setiap sistem dengan biaya berlangganan atau pemeliharaan, lacak pengguna aktif bulan ini dibagi dengan pengguna yang dituju. CRM yang dibeli untuk 12 tenaga penjualan yang benar-benar digunakan oleh 3 orang memiliki 25 persen adopsi, yang berarti 75 persen langganannya hangus.Cara mengukur dengan murah: sebagian besar panel admin SaaS menampilkan tanggal login terakhir; itu adalah cek bulanan dua menit. Untuk sistem khusus, tanyakan kepada pengembang Anda jumlah pengguna aktif bulanan; itu adalah pertanyaan sepele. Untuk alat yang dibagikan, tanyakan kepada pimpinan tim siapa yang menggunakannya minggu ini dan periksa silang sesekali.

Bendera merah: di bawah 60 persen setelah tiga bulan pertama. Di bawah garis tersebut Anda menghadapi salah satu dari tiga masalah: alat salah, pelatihan tidak pernah dilakukan, atau proses tidak memerlukan alat (orang masih bisa melakukan pekerjaan dengan cara lama, jadi mereka melakukannya). Masing-masing memiliki perbaikan yang berbeda, namun semuanya lebih murah daripada terus membayar untuk peralatan rak. Menurut pengalaman saya, tingkat adopsi yang rendah adalah satu-satunya cara yang paling umum dilakukan oleh UKM untuk membuang-buang anggaran teknologi, dibandingkan dengan gabungan vendor yang terlalu mahal dan proyek yang gagal.

KPI 3: Biaya teknologi per pesanan (atau per transaksi)

Pertanyaan yang dijawab: apakah pengeluaran teknologi dapat ditingkatkan secara bijaksana dengan bisnis?

Tambahkan semua biaya teknologi bulanan: langganan, hosting, biaya pemeliharaan, biaya gateway pembayaran, sebagian besar gaji TI. Bagilah dengan jumlah pesanan atau transaksi pada bulan tersebut. Seorang penjual yang melakukan 4.000 pesanan dengan pembelanjaan teknologi bulanan sebesar Rp 12 juta memiliki biaya teknis sebesar Rp 3.000 per pesanan.

Angka absolut kurang penting dibandingkan trennya. Pola yang sehat: rasio turun atau bertahan seiring dengan peningkatan volume, karena sistem yang baik sebagian besar memiliki biaya tetap. Pola yang tidak sehat: rasio meningkat sementara volume tetap, yang berarti peralatan terakumulasi tanpa ada yang dihentikan.

Cara mengukur dengan murah: satu baris spreadsheet per bulan. Pembukuan Anda sudah memiliki semua masukan.

Bendera merah: rasio meningkat selama tiga bulan berturut-turut tanpa investasi yang disengaja yang dapat Anda sebutkan. Lonjakan yang Anda pilih, sistem baru yang akan diterapkan, tidak masalah. Melayang tidak. Penyebab umum adalah langganan yang merayap dan tagihan cloud yang terlalu besar, dan keduanya merespons dengan baik terhadap pembersihan berkala seperti yang saya jelaskan di [memotong biaya infrastruktur cloud tanpa merusak banyak hal] (/blog/cutting-cloud-infrastructure-costs).

KPI 4: Jam yang dihemat oleh otomatisasi bulan ini

Pertanyaan yang dijawab: apakah teknologi mengembalikan waktu tim saya?

Setiap otomatisasi yang Anda terapkan, pembuatan laporan otomatis, sinkronisasi pesanan, pencocokan pembayaran, pembuatan draf berbasis templat, menggantikan tugas yang biasa dilakukan seseorang secara manual. Perkirakan jam kerjanya satu kali, dengan jujur, saat otomasi dijalankan ("Sari biasanya membutuhkan 6 jam seminggu"), lalu hitung setiap bulan saat otomasi terus berjalan.

Ya, itu adalah perkiraan. Ini masih bersifat transformatif, karena membuat penghematan yang tidak terlihat menjadi terlihat. Otomatisasi back-office yang menghemat 40 jam sebulan bernilai sekitar seperempat gaji penuh waktu; tanpa angka ini, nilai tersebut akan menguap dari setiap pembahasan anggaran, dan proposal otomatisasi berikutnya akan dinilai sebagai biaya murni.

Cara mengukur dengan murah: daftar berjalan: otomatisasi, penghematan jam per bulan, tanggal diverifikasi. Verifikasi ulang perkiraan tersebut dua kali setahun dengan bertanya kepada tim.

Bendera merah: jumlahnya tidak bertambah dalam enam bulan. Bukan karena setiap bulan membutuhkan robot baru, namun karena garis datar biasanya berarti tidak ada yang mencari tugas berulang berikutnya, dan di back office UKM mana pun, selalu ada satu robot. Rekonsiliasi saja seringkali memakan waktu berhari-hari, seperti yang saya tunjukkan di otomatisasi rekonsiliasi pembayaran.

Kartu skor satu halaman dalam praktiknya

Masukkan empat angka dalam sebuah tabel, satu baris per bulan:| Bulan | Uptime (sistem kritis) | Adopsi | Biaya / pemesanan teknologi | Jam yang dihemat | |---|---|---|---|---| | Juli | 99,4% | 71% | Rp 3.100 | 62 | | Agustus | 98,2% | 68% | Rp 3.350 | 62 |

Tinjaulah dalam tiga puluh menit sebulan, idealnya dalam pertemuan yang sama saat Anda meninjau penjualan. Ada dua aturan yang membuatnya berhasil. Pertama, setiap bendera merah mendapat satu tindakan bernama, bukan diskusi, tindakan dengan pemilik. Kedua, tolak penambahan metrik. Saat ini menjadi laporan sepuluh baris, laporan tersebut berhenti dibaca, dan seluruh nilai KPI teknologi bagi pemilik bisnis adalah bahwa KPI tersebut muat dalam satu halaman yang benar-benar Anda lihat.

Kesimpulannya

Teknologi tidak lagi menjadi sebuah lompatan keyakinan pada bulan Anda mulai menilainya: waktu aktif memberi tahu Anda apakah bisnis dapat beroperasi, adopsi memberi tahu Anda apakah pembelian itu nyata atau barang jadi, biaya per pesanan memberi tahu Anda apakah pembelanjaan berskala wajar, dan jam yang dihemat memberi tahu Anda apakah otomatisasi menghasilkan pendapatan. Buat kartu skor minggu ini, isi ulang bulan lalu dari catatan yang sudah Anda miliki, dan masukkan tinjauan berulang selama tiga puluh menit di kalender. Jika Anda lebih suka mengaturnya dengan seseorang yang telah membuat kartu skor ini di dalam perusahaan nyata, itu adalah percakapan yang saya senangi.