Bulan lalu saya duduk bersama seorang pemilik bisnis yang yakin bahwa perusahaannya hampir tidak mengeluarkan uang apa pun untuk perangkat lunak. Kami menarik laporan kartu kredit dan menambahkannya. Biaya berlangganan SaaS-nya mencapai Rp 14,2 juta per bulan. Jumlah tersebut lebih besar daripada gaji staf admin paling seniornya, dan dia tidak dapat menyebutkan setengah dari alat yang ada dalam daftar.
Tidak ada yang memutuskan untuk menghabiskan uang sebanyak itu. Itulah masalahnya. Biaya berlangganan SaaS tidak datang dalam satu faktur besar yang dapat Anda pertanyakan. Mereka tiba dengan harga Rp 150 ribu di sini, USD 12 di sana, biaya "per kursi" yang akan berlipat ganda seiring bertambahnya jumlah tim. Setiap pembelian terasa murah. Totalnya tidak.
Saya suka SaaS. Saya membuat perangkat lunak untuk mencari nafkah dan saya menggunakannya dalam banyak hal. Namun industri ini telah melatih kami untuk memperlakukan setiap biaya bulanan sebagai kesalahan pembulatan, dan pelatihan tersebut menghabiskan banyak uang bagi UKM di Indonesia.
Bagaimana sebenarnya terjadinya creep langganan
Merayapnya langganan bukanlah masalah disiplin. Ini adalah masalah struktural. Polanya terlihat sama di hampir setiap perusahaan yang saya audit:
- Seseorang mengalami masalah kecil. Menjadwalkan rapat itu menjengkelkan, jadi mereka mendaftar ke alat penjadwalan. Wajar.
- Uji coba gratis mengkonversi secara diam-diam. Kartu akan dikenakan biaya. Tidak ada yang memperhatikan karena jumlahnya kecil.
- Orang yang mendaftar berganti peran atau keluar. Sekarang alat tersebut tidak memiliki pemilik. Itu terus menagih.
- Tim kedua membeli alat pesaing. Pemasaran menggunakan satu pelacak proyek, operasi menggunakan pelacak proyek lainnya. Kedua tagihan per kursi.
- Kursi terakumulasi. Orang-orang diundang "untuk berjaga-jaga". Setiap kursinya Rp 100 hingga 300 ribu per bulan, selamanya.
Tak satu pun dari langkah-langkah ini melibatkan keputusan yang buruk. Itulah sebabnya kemauan keras dan "berhati-hati" tidak pernah memperbaikinya. Saya telah menyaksikan perusahaan-perusahaan melakukan pembersihan besar-besaran, merasa senang dengan hal tersebut, dan segera kembali mengeluarkan pembelanjaan bulanan yang sama dalam setahun.
Matematika yang tidak dilakukan siapa pun
Berikut adalah gabungan dari apa yang biasanya saya temukan di perusahaan Indonesia yang beranggotakan 20 hingga 40 orang:
| Kategori | Alat ditemukan | Biaya bulanan |
|---|---|---|
| Komunikasi dan pertemuan | 3 sampai 4 tumpang tindih | Rp 2 s/d 4 juta |
| Desain dan pemasaran | 4 sampai 6 | Rp 2 hingga 3 juta |
| Pelacakan proyek dan tugas | 2 hingga 3 bersaing | Rp 1,5 s/d 3 juta |
| Penyimpanan dan berbagi file | 2 sampai 3 | Rp 1 s/d 2 juta |
| "Seseorang mencobanya sekali" | 5 sampai 10 | Rp 1 s/d 3 juta |
Baris paling bawah adalah pembunuhnya. Dalam satu audit yang saya lakukan untuk jaringan retail di Tangerang, 9 dari 31 langganan aktif tidak memiliki login dalam 60 hari sebelumnya. Yaitu Rp 2,8 juta per bulan, Rp 33,6 juta per tahun, tanpa bayar apa-apa. Itu adalah laptop yang layak untuk setiap karyawan baru, atau anggaran pemasaran yang sangat besar.
Dan ini hanyalah biaya langsung. Alat yang tumpang tindih juga membebani Anda dalam hal data yang terfragmentasi, waktu orientasi, dan pajak "di mana file itu" yang dibayar setiap karyawan setiap hari.
Kemauan bukanlah solusinya. Sebuah aturan adalah.
Inilah aturan yang saya terapkan di setiap perusahaan yang saya sarankan, dan ini sengaja dibuat membosankan:
Setiap langganan harus memiliki nama pemilik dan tanggal peninjauan pembatalan. Tanpa pemilik, tanpa perpanjangan.
Itu dia. Dalam praktiknya:- Pemilik yang disebutkan berarti satu orang tertentu, bukan departemen. Orang tersebut dapat menjelaskan fungsi alat tersebut, siapa yang menggunakannya, dan apa yang akan rusak jika alat tersebut hilang besok. Ketika mereka keluar dari perusahaan, langganan tersebut menjadi yatim piatu dan secara otomatis masuk dalam daftar ulasan.
- Tanggal peninjauan pembatalan membalik default. Saat ini, default untuk setiap langganan adalah "perpanjang selamanya". Aturan tersebut mengubah default menjadi "membatalkan kecuali seseorang secara aktif mempertahankannya". Tetapkan peninjauan pada 6 atau 12 bulan. Ketika tanggalnya tiba, pemilik mendapat satu pertanyaan: apakah kita menyimpannya? Jika jawabannya lebih dari satu kalimat, batalkan saja.
Letakkan seluruh daftar dalam satu spreadsheet: nama alat, pemilik, biaya bulanan, jumlah kursi, tanggal peninjauan, metode pembayaran. Satu lembar, ditinjau setiap tiga bulan, tiga puluh menit. Perusahaan yang melakukan hal ini biasanya memotong 20 hingga 35 persen pengeluaran perangkat lunak pada tahap pertama tanpa kehilangan apa pun yang terlewatkan oleh siapa pun. Ini adalah pemikiran yang sama di balik penetapan harga berdasarkan data: berhenti menebak-nebak, lihat angka sebenarnya, lalu putuskan.
Catatan yang sedikit bertentangan tentang "SaaS semuanya"
Iklim nasihat yang berlaku saat ini menyatakan bahwa setiap masalah memerlukan alat. Saya lebih sering tidak setuju dibandingkan yang diharapkan oleh rekan-rekan industri saya.
Sebelum berlangganan sesuatu yang baru, ajukan dua pertanyaan. Pertama, apakah alat yang sudah Anda bayar dapat melakukan hal ini dengan kualitas 80 persen? Sejumlah besar permintaan "kami memerlukan alat baru" diselesaikan dengan fitur yang sudah ada di Google Workspace atau pelacak proyek yang sudah Anda miliki. Kedua, apakah ini masalah yang berulang atau hanya terjadi satu kali saja? Masalah yang terjadi satu kali saja tidak pantas mendapatkan bayaran selamanya.
Dan terkadang jawaban jujurnya adalah bahwa alat internal yang sederhana mengalahkan langganan sepenuhnya. Lembar bersama dengan formulir di depannya tidak dikenakan biaya apa pun per bulan dan melakukan apa yang dibutuhkan alur kerja Anda, tidak lebih. Saya menulis tentang pola tersebut di [membangun alat internal tanpa menyewa pengembang] (/blog/internal-tools-without-developers-lowcode), dan ini berlaku di sini: memiliki sesuatu yang sederhana sering kali lebih baik daripada menyewa sesuatu yang rumit.
Semua ini tidak berarti menghindari SaaS. Artinya, perlakukan langganan seperti sewa. Anda tidak akan pernah mempekerjakan seseorang tanpa mengetahui kepada siapa mereka melapor dan kapan kinerja mereka ditinjau. Terapkan bilah yang sama ke perangkat lunak.
Lakukan ini sebelum akhir bulan
Urutan praktis yang bisa Anda selesaikan dalam satu sore:
- Tarik laporan kartu dan bank tiga bulan. Soroti setiap biaya perangkat lunak berulang, termasuk biaya tahunan dibagi dua belas.
- Buat inventaris satu lembar: alat, biaya, tempat duduk, pemilik, penggunaan terakhir yang sebenarnya.
- Apa pun yang tidak memiliki pemilik atau tidak login dalam 60 hari: batalkan hari ini. Anda selalu dapat berlangganan kembali. Anda hampir tidak akan pernah melakukannya.
- Tetapkan pemilik dan tanggal peninjauan untuk semua yang masih ada.
- Tambahkan aturan pada proses pembelian Anda: tidak ada langganan baru tanpa pemilik dan tanggal peninjauan ditulis terlebih dahulu.
Kebanyakan pemilik yang menjalankan latihan ini mendapatkan keuntungan Rp 2 hingga 5 juta per bulan dalam waktu seminggu. Bukan dengan berhemat, dan bukan dengan kemauan keras. Dengan mengganti aturan diam dengan aturan tertulis. Kebocoran tidak pernah terjadi pada masing-masing alat. Itu adalah ketidakhadiran seseorang yang tugasnya harus diperhatikan.