Setiap tahun saya duduk di meja diskusi budget bersama pemilik bisnis, dan setiap tahun saya melihat kesalahan budget software yang sama terulang. Bukan karena mereka ceroboh. Mereka biasanya orang yang tajam secara bisnis, hanya saja sedang menebak-nebak di ranah yang memang tidak pernah mereka pelajari. Pengeluaran software punya jebakannya sendiri, dan jebakan ini tidak terlihat dari luar.
Menengok kembali ke 2022, ada empat kesalahan yang paling banyak merugikan perusahaan-perusahaan yang saya tangani. Masing-masing sebenarnya bisa dihindari. Masing-masing juga sudah punya solusinya yang pernah saya tulis di situs ini, karena ini adalah pola yang berulang, bukan kejadian kebetulan.
Jika Anda sedang menyusun angka budget tahun depan sekarang, baca ini dulu. Waktu yang Anda habiskan membacanya akan terbayar berkali-kali lipat.
Kesalahan 1: Tidak Ada Pos Anggaran untuk Maintenance
Ini yang paling fatal. Pemilik bisnis menganggarkan biaya membangun software, lalu lupa bahwa software bukan gedung. Software itu kebun. Ia butuh perawatan terus-menerus, kalau tidak, ia akan membusuk.
Saya pernah melihat perusahaan menghabiskan 80 juta rupiah untuk sistem custom, merayakan peluncurannya, mengalokasikan nol rupiah untuk tahun berikutnya, lalu kaget ketika sistemnya error, butuh patch keamanan, atau perlu perubahan enam bulan kemudian. Ujung-ujungnya perbaikan itu jadi keadaan darurat, yang artinya mahal dan terburu-buru.
Aturan yang selalu saya sampaikan ke klien: anggarkan 15 sampai 20 persen dari biaya pembangunan, setiap tahun, untuk maintenance dan perbaikan kecil. Tuliskan ini secara resmi sebelum proyek dimulai. Sistem tanpa pos maintenance bukan sedang menghemat uang Anda, ia sedang menunda tagihan yang lebih besar ke waktu yang lebih buruk. Saya jabarkan kerangka lengkapnya di kenapa bisnis Anda butuh strategi teknologi, bukan sekadar website.
Kesalahan 2: Tools Menumpuk Tanpa Ada yang Mengawasi
Software-as-a-service membuat sangat mudah untuk menambah satu tool lagi. Lalu satu lagi. Lalu satu lagi. Menjelang akhir 2022, beberapa klien menyadari mereka membayar langganan bulanan untuk tools yang bahkan tidak mereka ingat pernah didaftarkan.
Satu perusahaan distribusi yang saya audit menghabiskan sekitar 6 juta rupiah per bulan untuk empat belas tools yang berbeda. Ketika kami membuat daftarnya, tiga di antaranya ternyata duplikat yang mengerjakan fungsi sama, dua tidak pernah diakses selama lima bulan, dan satu masih menagih untuk empat puluh user seat padahal karyawan mereka hanya sebelas orang.
Solusinya sederhana sampai memalukan, dan hampir tidak ada yang benar-benar melakukannya:
- Setiap tiga bulan, ekspor semua tagihan software yang berulang.
- Di samping tiap tagihan, tuliskan siapa yang memakainya dan untuk apa fungsinya.
- Batalkan apa pun yang tidak bisa Anda justifikasi dalam satu kalimat.
Audit sederhana ini terbayar berkali-kali lipat. Penumpukan tools tidak akan mengumumkan dirinya sendiri. Anda harus mencarinya secara aktif.
Kesalahan 3: Judi Adu Murah Vendor
Saya paham dorongan ini. Dua vendor menawar proyek yang sama, satu 40 persen lebih murah, Anda pilih yang lebih murah. Rasanya seperti kedisiplinan. Padahal seringkali itu adalah taruhan yang Anda tidak sadar sedang Anda pasang.
Penawaran murah biasanya bisa murah karena memangkas hal-hal yang tidak terlihat: testing, dokumentasi, serah terima yang layak, dan basis kode yang bisa dirawat. Anda hemat uang di hari pertama dan membayarnya kembali dengan bunga ketika vendornya menghilang, kodenya berantakan sehingga tim lain tidak bisa menyentuhnya, dan Anda pun terkunci di situ.
Saya tidak sedang bilang bayar yang paling mahal. Saya bilang, bandingkan apa yang sebenarnya Anda dapatkan. Tanyakan ke setiap vendor: apakah saya memiliki source code-nya, apakah akan didokumentasikan, dan bisakah tim lain melanjutkannya jika vendor ini menghilang? Penawaran yang sedikit lebih mahal namun menjawab ya untuk ketiganya, hampir selalu lebih murah dalam tiga tahun ke depan. Ini seluruh argumen di balik perencanaan exit vendor: miliki kode dan data Anda sendiri.
Kesalahan 4: Taruhan Besar Sekaligus
Kesalahan keempat soal cakupan proyek. Pemilik bisnis jadi bersemangat dan mencoba membangun seluruh sistem impian dalam satu proyek raksasa. Dua belas bulan, satu pembayaran besar, semuanya sekaligus.
Proyek besar-sekaligus lebih sering gagal daripada berhasil, dan ketika gagal, kegagalannya mahal. Requirement bergeser sepanjang tahun, bisnis berubah di tengah jalannya proyek, dan begitu diluncurkan, sistem itu justru menyelesaikan masalah tahun lalu. Saya pernah melihat sebuah perusahaan manufaktur keluarga hampir melakukan ini sebelum kami memecahnya jadi beberapa tahap, kisah yang saya ceritakan di perusahaan manufaktur keluarga lepas dari kekacauan spreadsheet.
Solusinya adalah membelanjakan secara bertahap. Bangun satu modul yang paling terasa sakitnya. Luncurkan. Pastikan orang benar-benar memakainya. Lalu danai bagian berikutnya dari posisi bukti, bukan harapan. Budget Anda seharusnya terbaca seperti serangkaian taruhan kecil, bukan satu taruhan raksasa.
Cek Kewarasan Budget yang Sederhana
Sebelum Anda memfinalkan angka budget software tahun depan, uji setiap pos dengan empat pertanyaan ini:
| Pertanyaan | Jika jawabannya tidak |
|---|---|
| Apakah saya sudah memasukkan maintenance? | Tambahkan 15 sampai 20 persen dari biaya pembangunan |
| Apakah saya sudah mengaudit langganan yang ada? | Lakukan sebelum menambah yang baru |
| Apakah saya memiliki dan memahami apa yang saya bayar? | Renegosiasi persyaratannya |
| Apakah saya membelanjakan secara bertahap, bukan sekali taruhan? | Pecah proyek menjadi beberapa fase |
Jika ada satu saja jawaban yang tidak, Anda baru saja menemukan masalah tahun depan sebelum ia menemukan Anda.
Intinya
Kesalahan budget software jarang soal angkanya yang terlalu kecil. Ini soal bentuk angkanya yang salah: tanpa maintenance, penumpukan tersembunyi, penghematan semu, dan taruhan yang kebesaran.
Perbaiki bentuknya, dan jumlahnya biasanya akan mengikuti dengan sendirinya. Anggarkan untuk perawatan, bukan cuma penciptaan. Audit apa yang sudah Anda bayar. Beli kepemilikan, bukan sekadar harga termurah. Dan belanjakan dalam langkah-langkah yang bisa Anda hentikan kapan saja.
Lakukan itu, dan 2023 akan menghabiskan biaya lebih sedikit sekaligus memberi hasil lebih banyak dibanding 2022. Itulah inti dari sebuah budget.