Anda baru merekrut tim software, dan tiba-tiba kalender Anda dipenuhi istilah asing: sprint, standup, backlog, retrospective. Kalau Anda mencari penjelasan agile untuk pemilik bisnis, kebanyakan yang Anda temukan ditulis untuk developer, penuh nama-nama ceremony dan istilah sertifikasi. Itu bukan yang Anda butuhkan.
Anda perlu tahu apa yang berubah bagi Anda, orang yang membayar invoice. Karena agile sebenarnya bukan metodologi developer. Ini adalah kontrak yang berbeda antara Anda dan orang-orang yang membangun software Anda, dengan janji yang berbeda dan, ini bagian yang tidak pernah diberitahukan siapa pun, kewajiban yang berbeda di pihak Anda.
Saya sudah mengirimkan software dengan kedua cara ini selama lebih dari lima belas tahun, big-bang maupun agile, untuk startup maupun klien enterprise. Izinkan saya menjelaskan kesepakatan yang sebenarnya sedang ditawarkan kepada Anda.
Masalah yang Coba Diselesaikan Agile
Cara tradisional membeli software terlihat masuk akal di atas kertas. Anda menuliskan semua yang Anda inginkan, vendor memberi penawaran harga dan tanggal, Anda tanda tangan, dan enam bulan kemudian mereka mengirimkan produk jadi.
Inilah alasan cara itu sering gagal. Software adalah satu-satunya produk yang tidak bisa Anda spesifikasikan sepenuhnya sebelum melihatnya. Anda mendeskripsikan dashboard laporan di bulan Januari. Di bulan Juli Anda melihatnya, dan baru saat itu Anda sadar laporan yang sebenarnya Anda butuhkan dikelompokkan per cabang, bukan per produk, dan separuh field yang Anda minta ternyata tidak berguna. Tidak ada yang berbohong. Anda memang tidak bisa tahu sampai Anda melihatnya, dan sekarang budgetnya sudah habis.
Model tradisional memusatkan semua pembelajaran di akhir, tepat ketika paling mahal untuk ditindaklanjuti. Agile mendistribusikan pembelajaran itu ke sepanjang proyek. Itulah keseluruhan idenya. Selebihnya hanya mekanika.
Apa Itu Sprint, Sebenarnya
Sprint adalah jendela waktu tetap, biasanya dua minggu, di mana tim berkomitmen menyelesaikan potongan pekerjaan kecil yang sudah disepakati, dan, ini kata kuncinya, mendemonstrasikannya. Bukan mendeskripsikannya dalam laporan. Mendemonstrasikan software yang benar-benar berfungsi, yang bisa Anda klik sendiri.
Jadi ritme proyek agile terlihat seperti ini:
- Sprint planning. Tim dan Anda menyepakati potongan pekerjaan paling bernilai berikutnya. Contohnya: "customer bisa mendaftar dan melihat riwayat pesanan mereka."
- Dua minggu membangun. Tim bekerja. Sinkronisasi harian singkat (disebut "standup") menjaga mereka tetap terkoordinasi. Anda tidak dibutuhkan di tahap ini.
- Sprint demo. Tim menunjukkan fitur yang sudah berfungsi, secara langsung. Anda mencobanya. Anda memberi reaksi.
- Penyesuaian. Feedback Anda membentuk isi sprint berikutnya. Lalu siklus ini berulang.
Kalikan ini dengan proyek enam bulan dan Anda mendapat dua belas momen di mana Anda melihat kenyataan dan bisa mengarahkan, alih-alih satu momen menegangkan di akhir.
Apa yang Didapat dari Demo Setiap Dua Minggu
Kerangkakan ini dalam istilah risiko, karena memang itulah intinya. Misalkan proyek Anda bernilai Rp 600 juta selama enam bulan.
- Dalam pengiriman big-bang, eksposur maksimum Anda terhadap satu kesalahpahaman adalah Rp 600 juta. Anda baru tahu semuanya di akhir.
- Dalam sprint dua mingguan, eksposur maksimum Anda terhadap satu kesalahpahaman kira-kira Rp 50 juta, senilai satu sprint, karena demo berikutnya akan memunculkannya.
Demo juga memberi Anda sesuatu yang lebih halus: sistem peringatan dini untuk kualitas vendor. Tim yang menunjukkan software yang benar-benar berfungsi setiap dua minggu adalah tim yang bisa Anda percaya. Tim yang demonya terus molor, atau yang menunjukkan slide alih-alih software, sedang memberi tahu Anda sesuatu yang penting empat bulan sebelum deadline yang terlewat akan terjadi.
Dan ada manfaat ketiga yang jarang diperkirakan pemilik bisnis: agile adalah pertahanan terbaik melawan scope creep yang merugikan Anda, karena setiap ide baru mendapat harga yang eksplisit. Mau tambah laporan baru? Boleh, masuk ke backlog, dan Anda yang memilih apa yang digantikannya. Tidak ada yang menyelinap masuk, dan tidak ada yang menyelinap keluar.
Bagian Anda dari Kontrak Ini
Inilah bagian yang menentukan apakah proyek agile Anda berhasil, dan ini soal Anda, bukan soal para developer. Agile menukar dokumentasi dengan percakapan. Pertukaran itu hanya berjalan kalau Anda memenuhi bagian Anda:
- Hadir di setiap demo. Semuanya, tanpa kecuali. Melewatkan satu demo tidak menghentikan proyek, artinya dua minggu lagi pembangunan berjalan di atas asumsi yang tidak pernah Anda konfirmasi. Kalimat paling mahal dalam agile adalah "lanjut saja, saya percaya kalian," yang diucapkan empat sprint berturut-turut, diikuti "ini bukan yang saya mau" di sprint kelima. Kalau memang benar-benar tidak bisa hadir, kirim seseorang yang punya otoritas nyata untuk mengambil keputusan.
- Berikan keputusan, bukan kesan. "Kelihatannya bagus" bukan feedback. Feedback yang berguna terdengar seperti: "Alur approval-nya sudah jalan, tapi staf finance kami perlu melihat total invoice sebelum approve, bisa dipindah ke layar pertama?" Konkret, bisa ditindaklanjuti, sudah diputuskan.
- Jawab pertanyaan dalam satu-dua hari, bukan satu minggu. Di tengah sprint, tim akan menemui pertanyaan yang hanya Anda bisa jawab. Apakah diskon berlaku sebelum atau sesudah pajak? Setiap hari keterlambatan jawaban Anda adalah satu hari pekerjaan yang tertahan atau dikerjakan dengan tebakan.
- Terima bahwa prioritas adalah antrean, bukan daftar keinginan. Anda bisa punya apa saja berikutnya, tapi tidak semuanya sekarang. Tugas Anda saat planning adalah mengurutkan. Kalau semuanya prioritas satu, tidak ada yang jadi prioritas.
Perhatikan bahwa ini hanya memakan waktu sekitar tiga sampai empat jam per sprint. Itulah harga sebenarnya dari agile bagi pemilik bisnis: komitmen waktu yang kecil, rutin, dan tidak bisa ditawar, sebagai ganti risiko proyek yang jauh lebih rendah.
Tanda Bahaya: Ketika "Agile" Cuma Sekadar Kata
Beberapa vendor menyebut agile karena terdengar modern, padahal di baliknya menjalankan proyek tradisional. Waspadai:
- Tidak ada demo, atau demo berupa slide dan mockup alih-alih software yang bisa diklik. Slide berarti softwarenya belum ada.
- "Nanti kami tunjukkan semuanya kalau sudah lebih lengkap." Kalimat itu adalah model big-bang yang berkedok agile.
- Sprint tanpa keterlibatan Anda. Kalau vendor tidak pernah meminta Anda untuk merencanakan atau mereview apa pun, mereka sedang menebak-nebak atas nama Anda dan menyebutnya agile.
- Semuanya serba tetap. Scope tetap, harga tetap, tanggal tetap, dan "agile" tertulis di proposal. Agile yang sebenarnya paling banyak mengunci dua dari tiga hal itu, biasanya budget dan tanggal, sementara scope tetap fleksibel.
Vendor yang menjalankan agile dengan benar akan terasa sedikit "menuntut" dari Anda, dan itu pertanda baik. Yang tidak pernah merepotkan Anda justru diam-diam sedang menumpuk kejutan. Ritme demo juga jadi sinyal kualitas terbaik Anda, karena masalah yang ketahuan pada fitur berumur dua minggu murah untuk diperbaiki, sementara masalah yang ditemukan setelah rilis sudah sampai ke pelanggan Anda.
Kesimpulan Praktis
Agile dijelaskan untuk bisnis dalam satu paragraf: alih-alih membayar untuk sebuah janji dan melihat hasilnya di akhir, Anda membayar bertahap dan melihat software yang benar-benar berfungsi setiap dua minggu, menjaga risiko per kesalahpahaman tetap kecil dan kemampuan Anda mengarahkan proyek tetap ada sepanjang waktu. Sebagai gantinya, Anda berutang perhatian sungguh-sungguh dan keputusan cepat selama beberapa jam per sprint kepada proyek ini.
Sebelum proyek software berikutnya, ajukan tiga pertanyaan ke vendor. Seberapa sering saya akan melihat software yang benar-benar berfungsi? Apa yang Anda butuhkan dari saya di setiap sprint? Apa yang terjadi kalau saya berubah pikiran soal sebuah fitur? Jawaban yang baik untuk ketiga pertanyaan itu lebih memprediksi keberhasilan proyek dibanding portofolio mana pun. Dan kalau Anda butuh sepasang mata senior kedua untuk menilai proposal vendor atau proyek yang terasa mulai melenceng, itu persis jenis keterlibatan yang saya ambil lewat model kemitraan saya.