Musim perencanaan anggaran teknologi selalu menghasilkan dokumen yang sama: daftar keinginan fitur dan inisiatif baru, disajikan kepada pimpinan seolah-olah itu adalah gambaran keseluruhan. Tidak. Setiap anggaran teknologi yang saya ulas untuk seorang klien, mulai dari jaringan ritel di Tangerang hingga operasi multifinance, memberikan dana yang kurang pada dua kategori yang tidak pernah berhasil: menjaga sistem yang ada tetap berjalan, dan memperbaiki utang dari keputusan-keputusan yang terburu-buru pada tahun lalu. Keduanya akhirnya menggigit, biasanya pada pertengahan tahun, biasanya sebagai keadaan darurat.
Perbaikannya bukan pada kecanggihan spreadsheet. Ini adalah struktur tiga wadah yang sederhana, diurutkan berdasarkan prioritas, yang memaksakan kejujuran tentang ke mana dana sebenarnya harus disalurkan sebelum orang berbicara tentang apa yang baru dan menarik.
Saya menggunakan hal ini pada setiap klien selama musim perencanaan karena hal ini selalu memunculkan kenyataan tidak menyenangkan yang sama: sebagian besar anggaran teknologi gagal bukan karena mereka memilih inisiatif baru yang salah, namun karena mereka mengabaikan hal-hal yang membosankan terlebih dahulu.
Menjalankan, memperbaiki, mengembangkan kerangka kerja
Ketertiban penting di sini. Pendanaan dari atas ke bawah, bukan dari bawah ke atas.
Jalankan (lampu tetap menyala). Hosting, lisensi, langganan SaaS yang ada, patch keamanan, pencadangan, kontrak pemeliharaan pada sistem ERP atau POS Anda. Ini adalah pembelanjaan yang tidak dapat dinegosiasikan yang menjaga apa yang sudah berhasil tetap berjalan. Bagi sebagian besar UKM tempat saya bekerja, dana ini menghabiskan antara 40-55% dari total anggaran teknologi, dan hampir selalu lebih tinggi dari perkiraan awal para pemimpin.
Perbaiki (bayar utang teknis). Solusi yang bersifat "sementara" selama delapan bulan. Integrasi tersebut disatukan oleh skrip terjadwal yang seseorang lupa tulisnya. Sistem lama yang tidak ingin disentuh oleh siapa pun karena dokumentasinya tidak ada. Keranjang ini tidak menghasilkan fitur yang dapat didemokan, itulah sebabnya fitur ini dipotong terlebih dahulu dan mengapa pemotongan adalah kesalahan penganggaran paling umum yang saya lihat.
Tumbuh (inisiatif baru). Fitur baru, produk baru, otomatisasi baru, hal-hal yang masuk dalam slide peta jalan. Ini benar-benar merupakan jumlah terkecil dalam anggaran yang realistis, seringkali 20-30%, dan itu tidak masalah. Pertumbuhan pembelanjaan bertambah jauh lebih baik ketika Run dan Fix tidak diam-diam gagal di bawahnya.
Mengapa sebagian besar anggaran mengalami kemunduran
Naluri alaminya, terutama ketika anggaran semakin ketat, adalah melindungi Grow terlebih dahulu karena dapat dilihat oleh pimpinan dan pelanggan, dan secara diam-diam memangkas Run dan Fix karena tidak ada yang memperhatikan pemeliharaan hingga pertumbuhan tersebut rusak. Saya telah menyaksikan hal ini terjadi pada jaringan ritel yang menunda pemeliharaan sistem tempat penjualan selama dua siklus anggaran untuk mendanai aplikasi seluler baru. Aplikasinya terkirim. Tiga bulan kemudian, pemadaman POS selama liburan penjualan akhir pekan menyebabkan hilangnya transaksi lebih besar daripada seluruh anggaran pemeliharaan yang ditangguhkan.
Perencanaan anggaran teknologi yang dilakukan dengan jujur memperlakukan Run sebagai dasar, bukan sisa. Jika Run dan Fix bersama-sama akan menghabiskan seluruh anggaran, itu adalah informasi yang sebenarnya: ini berarti inisiatif tahun lalu kekurangan dana untuk pemeliharaan, dan rencana tahun depan perlu mengamankan lebih banyak anggaran atau secara eksplisit mengurangi cakupan, bukan hanya berharap agar utang tetap tenang di tahun berikutnya.
Aturan 15% untuk apa yang akan dilanggar
Sesuatu selalu rusak yang tidak sesuai rencana. Vendor tidak lagi menggunakan API. Peraturan mengubah dan memaksa pembaruan sistem di luar kendali Anda. Mitra integrasi utama mengubah model penetapan harga mereka. Saya membangun garis darurat sekitar 15% dari total anggaran teknologi ke dalam setiap rencana yang saya tulis untuk klien, disimpan secara terpisah dan tidak ditugaskan sebelumnya ke kelompok mana pun.Ini bukan pesimisme, ini pengenalan pola. Di setiap siklus perencanaan yang saya jalankan, sesuatu dalam kisaran ini dikonsumsi oleh pekerjaan yang tidak direncanakan. Anggaran tanpa garis ini tidak menghindari biaya yang tidak direncanakan, mereka hanya mendanainya nanti dengan melakukan kanibalisasi terhadap inisiatif Grow di pertengahan tahun, yang menyebabkan peta jalan yang menjanjikan diam-diam tidak menghasilkan apa-apa.
Alokasi sampel untuk UKM skala menengah
| Ember | Bagikan | Contoh pembelanjaan |
|---|---|---|
| Jalankan | 45% | Hosting, lisensi, patching, backup, kontrak dukungan |
| Perbaiki | 25% | Menghentikan satu integrasi lama, memberikan solusi yang diketahui |
| Tumbuh | 15% | Satu atau dua fitur baru atau inisiatif otomatisasi |
| Kontingensi | 15% | Perubahan vendor yang tidak direncanakan, perubahan peraturan, perbaikan darurat |
Sesuaikan rasio dengan konteks Anda, bisnis yang sedang melakukan migrasi dari sistem lama akan menjalankan Fix lebih tinggi, bisnis pasca-migrasi dapat mendorong lebih banyak ke Grow. Namun disiplin pengurutan, Jalankan dulu, Perbaiki kedua, Tumbuh terakhir, berlaku terlepas dari persentase pastinya.
Mengubahnya menjadi percakapan perencanaan, bukan latihan spreadsheet
Hal paling berguna yang saya lakukan dengan klien selama musim anggaran bukanlah membuat spreadsheet, melainkan menanyakan tiga pertanyaan sebelum ada angka yang masuk:
- Apa yang sedang dijalankan saat ini sehingga kita akan berada dalam masalah besar jika tidak melakukannya, dan apakah hal tersebut benar-benar didanai agar tetap stabil tahun depan?
- Hutang teknis apa yang diam-diam kita tanggung, dan berapa biaya pensiun dibandingkan dengan biaya tetap membayar bunga?
- Dari inisiatif-inisiatif baru yang ada, inisiatif mana yang sudah memiliki nama pemilik bisnis dan tenggat waktu yang nyata, versus inisiatif mana yang hanya menarik?
Hal ini berkaitan langsung dengan penulisan strategi digital satu halaman terlebih dahulu, karena anggaran tanpa strategi di baliknya hanya akan menjadi negosiasi mengenai proyek kesayangan siapa yang akan didanai.
Kesimpulan praktisnya
Dana Jalankan terlebih dahulu, Perbaiki kedua, Tumbuhkan ketiga, dan tahan 15% untuk apa yang belum Anda lihat akan terjadi. Jika proses anggaran Anda dimulai dengan daftar inisiatif baru dan berjalan mundur ke sisa pemeliharaan, Anda merencanakan tahun yang baik dan berharap tidak ada yang rusak. Sebaliknya, rencanakan untuk tahun biasa: keadaan memburuk, vendor mengubah persyaratan, dan pekerjaan infrastruktur yang membosankan adalah hal-hal yang membuat inisiatif menarik di tahun depan bisa terwujud.